La entrada en vigencia de la facturación electrónica despertó una serie de cuestionamientos en más de uno. Y no sería para menos, pues con ella entraron nuevas condiciones, según las características de cada contribuyente. Aquí nos referiremos al documento soporte en las transacciones realizadas a los contribuyentes no obligados a facturar.
A grandes rasgos, el documento soporte es la prueba que sustenta las compras realizadas a aquellos proveedores que no están obligadas a emitir factura. Su diferencia con el documento equivalente es que este último es emitido con la venta de un bien o servicio.
En otras palabras, el documento soporte no es emitido por el vendedor del producto o servicio. Este es generado por el comprador para soportar de manera legal la compra.
Características del documento soporte
Para que el documento soporte tenga validez, este debe corresponder a una transacción realizada necesariamente con un contribuyente no obligado a facturar. Así mismo, para que este dé lugar a la aceptación fiscal de costos, deducciones o impuestos descontable, debe cumplir con las siguientes características:
- Contar con la denominación expresa de documento soporte.
- Contar con la fecha de la operación, correspondiente a la fecha de generación del documento.
- indicar apellidos y nombre, o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios.
- Incluir el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva, con el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN.
Para dar cumplimiento a este último requisito, y obtener la validación ante la DIAN, te mostramos el paso a paso para obtener la resolución de numeración:
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- Ingresar a la página de la DIAN
- Una vez registrado el usuario, hacer clic en numeración de facturación, seguido de Solicitar numeración de facturación.
- Al ingresar, aparecerá el siguiente cuadro, en cual se debe hacer clic en Autorizar Rangos.
- Seleccionar Tipo de Facturación, seguido de la opción Documento Soporte. En este punto se debe diligenciar el Prefijo, el Establecimiento y el Rango. Hacer clic en Agregar.
- Se generará un cuadro de diálogo. Allí se hace clic en la opción Borrador o Definitivo. En el caso de ser Definitivo, se procede a Habilitar.
- Se pueden solicitar varias resoluciones, así como diferentes prefijos. Para ello, es necesario repetir el mismo procedimiento.
Documento en caso de contingencia
Frente a la eventualidad en los que no se pueda emitir el documento soporte, la DIAN permitirá la emisión de las facturas de talonario o de papel para los casos de contingencia. Así, la factura de papel podrá tener un medio litográfico y un medio informático.
