Documento soporte electrónico: 10 puntos que debes saber (2024)

¿Debes explicarle a tu cliente emprendedor qué es el documento soporte electrónico y su importancia, pero no has encontrado un ejemplo claro? Hoy queremos ayudarte a que lo logres con estos 10 sencillos puntos clave. Por cierto, recuerda que la DIAN anunció como obligatoria la expedición del documento soporte electrónico a partir del 1 de agosto del 2022. ¡Veamos!

Normativa relacionada: Resolución No. 0167 del 30 de diciembre de 2021| Decreto 723 de 2021 | Resolución 000063 de 30 de julio de 2021

📌 1. ¿Qué es el documento soporte electrónico?

Es un documento que debe crear un comprador obligado a facturar cuando:

• Realiza transacciones con un proveedor que no tiene la obligación de expedir una factura de venta o un documento equivalente.
• Debe respaldar las compras de un servicio.

📌 2. ¿Quiénes están obligados a expedirlo?

Todas las personas naturales o jurídicas que necesiten respaldar:

• Una transacción de compra de un bien.
• El servicio con un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta.

📌 3. ¿Por qué se debe expedir documento soporte?

Recuerda que para estar al día con tus impuestos (y también soportar un costo o gasto) debes tener una factura o, en su lugar, un documento soporte que avale la operación.

Si tú consumes un bien o servicio de un proveedor que no está obligado a facturar, el documento soporte electrónico te ayudará a respaldar esa transacción. Es una prueba que te protegerá para soportar costos y deducciones, de manera que estarás al día con la DIAN.

Mira nuestro video complementario sobre Documento Soporte Electrónico – Semana del Contador

📌 4. ¿Qué beneficios tiene expedir el documento soporte?

• Estar al día con la DIAN.
• Usar el costo o deducción en la declaración de renta.
• Mantener actualizada la información de costos, deducciones e impuestos descontables a la DIAN.
• Obtener devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas.

📌 5. ¿Cuál era el formato previo al documento soporte electrónico?

Antes no existía un documento específico para la DIAN que evidenciara las operaciones con los no obligados a facturar. Esto limitaba a tener una cuenta de cobro o un documento en papel membretado en el que el responsable solicitaba autorización de resolución ante la DIAN.

📌 6. ¿Cuándo entra en vigencia el documento soporte electrónico?

Para este año cambia la norma, ya que el documento soporte en compras a no obligados a facturar se volverá electrónico a partir de 01 de agosto de 2022 y se tendrá que solicitar una nueva Resolución de Autorización ante la DIAN, con nuevos rangos de numeración.

📌 7. ¿Debo solicitar una resolución de numeración para la expedición del documento soporte?

Así es. Para expedir tu documento soporte debes contar con una solicitud de una numeración autorizada por la DIAN que puedes tramitar aquí.

📌 8. ¿Puedo expedir el documento soporte electrónico desde Alegra?

Sí, con Alegra puedes generar tu documento soporte, en pocos pasos:

🚀Tip Alegra: la DIAN permite operar con todos los proveedores o modos que necesites o desees, es decir, se puede operar con 1 o másproveedores tecnológicosal tiempo.

📌 9. ¿Cuándo se debe emitir el documento soporte técnico ante la DIAN?

La calendarización va por grupos:

También puedes habilitar el documento soporte técnico ante la DIAN de manera directa con este tutoral súper sencillo.

📌 10. ¿Cuáles son los requisitos que debe contener el documento soporte?

Con Alegra simplifica y cumple con todos los requisitos que necesitas para que tu documento soporte tenga validez, nuestro software te guiará paso a paso de manera súper intuitiva y lógica. Aún así, te compartimos un checklist:

• Se debe llamar “documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.
• La fecha de emisión del documento debe corresponder exactamente a la compra descrita.
• Datos del vendedor o de quien presta el servicio, con su nombre o razón social, su Identificación Tributaria NIT.
• Si es residente no fiscal en el país y no cuenta con Número Identificación Tributaria NIT, se tomará válida la identificación del país de origen.
• Nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria NIT de quien adquiere los bienes y/o servicios.
• Llevar un sistema de numeración consecutiva de documento soporte, que incorpore número, rango y vigencia de autorización ante la DIAN,
• Descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
• Especificar el valor total de la operación.
  

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