Como hacer un brief de diseño para gestión de proyectos - Shopify (2024)

Con el paso de los años se ha presentado un poco de controversia en relación a los brief de diseño. Desde la presentación de R/GA en el festival de Cannes de creatividad del 2014, creativos alrededor del mundo han debatido si los briefs son útiles y relevantes en cuanto al desarrollo y diseño de proyectos de comunicación.

Pero un brief resulta ser mucho más importante que lo dicho por R/GA. Son parte integral de una estrategia, sobre todo, en cuestión de asignación de tareas y coordinación del proyecto. Cuando está bien redactado, el brief no solo te va a permitir identificar y evitar obstáculos a tiempo, también ayudará a suavizar y acelerar el proceso de diseño y desarrollo en conjunto.

Ya sea que en el pasado hayas utilizado o no un brief, debes considerar agregarlo al flujo de trabajo de cada proyecto. A continuación, todo lo que necesitas saber sobre cómo escribir un brief de diseño estratégico, que te mantenga organizado y deslumbre a tus clientes.

¿Qué es exactamente un brief de diseño?

Un brief de diseño es un documento de gestión de proyectos, que te permite identificar el alcance, la escala y los detalles básicos de tu proyecto de diseño. Con la información correcta, el brief tiene el potencial de ser una de las herramientas más poderosas al planear la ejecución de un proyecto. Puedes utilizarlo para informar las decisiones que tomaste respecto al diseño con el que estás trabajando o como guía del flujo de trabajo general del proyecto; desde la concepción de la idea hasta su ejecución y finalización.

Si tú y tu cliente han llegado a un acuerdo en relación al trabajo mucho antes de que este comience, podrás evadir revisiones innecesarias o momentos de espera de respuesta de terceras personas. Esto durante y después de trabajar con el proyecto.

A continuación, algunos beneficios de utilizar un brief para tus proyectos:

• Proporciona a los diseñadores el conocimiento necesario, el fondo y los fundamentos para crear un diseño visualmente efectivo.
• Ofrece a todo tu equipo una imagen detallada de las expectativas del cliente, brindándote todo lo que necesitas para deslumbrarlos.
• Ayuda a mantener las contribuciones individuales en orden, monitoreadas, mientras que el proyecto se cumple a tiempo y dentro del presupuesto considerado.
• Le proporciona al cliente la sensación de estar implicado en el proceso y la comodidad de que todo lo relacionado con el mismo se entendió.
• Proporciona todos los aspectos del diseño por adelantado.
• Te ayuda a entender el punto de vista de tu cliente e identifica las cosas que “no se deben hacer” en el proyecto.

Tu brief de diseño tiene valor, incluso después de que el proyecto haya finalizado. Si te tomas el tiempo de crear un brief entendible, vas a poder utilizarlo como caso de estudio o para futuros discursos. Si aún no sabes cómo hacer esto, puedes revisar a detalle cómo escribir tu caso de estudio de diseño web.

La anatomía de un brief de diseño

Los briefs pueden presentarse en una variedad de formas y tamaños, dependiendo del tipo de proyecto con el que estás trabajando o con el que tu cliente está relacionado. Para brindarte la sensación de que estás incluido, te compartimos las secciones básicas para tener un efectivo brief de diseño.

1. Perfil de la compañía

Debes asegurar que todos tus briefs incluyan una breve reseña del negocio de tu cliente. Esto asegura que todos los miembros de tu equipo estén familiarizados con tu cliente, su marca y cualquier factor interno que pueda influenciar la dirección o éxito de tu proyecto.

A continuación los elementos clave que incluir en esta sección:

• Detalles de la compañía – nombre, industria, líneas de productos, etc.
• Diferenciador de marca y/o propuesta de venta
• Misión, visión, valores y mensaje de la marca
• Contribuidores y puntos de contacto con el negocio
• Lista de competidores directos e indirectos

Cuando trabajas con clientes grandes –especialmente cuando son proyectos que incluyen varias personas interesadas– puede ser benéfico reconocer formalmente quién es dará la aprobación final al proyecto.

2. Información general del proyecto

El resumen del proyecto es donde proporcionas a detalle la descripción del proyecto e incluye el contexto específico del mismo. Cuando conoces por primera vez al cliente, trata de formular esta sección como si le preguntaras “¿qué estás haciendo?” y “¿por qué lo estás haciendo?”

El qué es sencillo. El resumen debe definir el alcance y la escala del proyecto, así como sus resultados finales. ¿Estás construyendo algo? ¿Estás re diseñando algo que ya existe? ¿Qué otros activos puede esperar tu cliente al realizar este proyecto? Estas son todas las cosas que deben incluirse en esta sección.

El porqué es un poco más complicado. Debes tratar de responder esta pregunta al identificar el problema de diseño que tu cliente enfrenta y por qué se necesita este proyecto. A veces, al indagar un poco más en el porqué, puedes descubrir soluciones alternativas que estratégicamente te ayuden a conocer más necesidades de tus clientes.

3. Metas y objetivos

Al diseñar sitios web, probablemente las metas y los objetivos son la parte central de tu negocio, pero para el cliente (especialmente aquellos que están en el comercio electrónico), un sitio web es su negocio. En números o lenguaje de planeación, proporciona adelantos medibles para este proyecto.

Las metas reflejan el propósito primordial de tu proyecto, mientras que los objetivos destacan los métodos que vas a tener que llevar a cabo para cumplirlas. Algunos ejemplos muestra que las metas y los objetivos para construir o rediseñar un sitio web son:

El cliente quiere más tráfico para su sitio

• Incrementar la cantidad de sesiones semanales por 20%, para X día.
• Aumentar la proporción de nuevo tráfico mensual a un 40% al día X.

El cliente está buscando generar más ganancias para su sitio web

• Incrementar diariamente las ganancias en un 50%, para X día.
• Aumentar la orden promedio total en un 25%, para X día.
• Reducir el porcentaje de carritos abandonados en un 15%, para el día X.

El cliente quiere incrementar el compromiso con su contenido online

• Reducir en promedio de rebote en un 10%, para x día.
• Aumentar el número promedio de páginas vistas por sesión en un 25%, para X día.
• Incrementar el tiempo promedio que pasa el usuario en una página en un 15%, para X día.

Establecer metas y objetivos no solo ayuda a tomar decisiones más informadas sobre tu diseño, también te brinda la posibilidad de mostrarle al cliente mejores condiciones de estética visual de su sitio web.

4. Audiencia objetivo

Otra manera de informar las decisiones que se tomaron es desarrollar una comprensión sólida de los usuarios, que estén en contacto con el sitio web de tu cliente.

Si tienes suerte, tu cliente estará equipado con las investigaciones pertinentes en relación a su público objetivo y estará dispuesto a compartir esto contigo. Sin embargo, no todos los propietarios de negocios tienen esta información. Si te encuentras en esta circunstancia, tienes dos opciones:

• Puedes aprovechar esta oportunidad para ofrecer servicios de investigación de mercado como valor añadido al proyecto.
• Trata de preguntarles qué personas son sus clientes ideales y trabajar juntos para construir un personaje público que tenga todas las características.

5. Diseño de documentos

Al incluir requerimientos específicos en tu brief, aseguras que tú y tu equipo tengan todo lo necesario para trabajar de manera eficiente, y así responder a las expectativas de tus clientes. Estos detalles no solo se relacionan con tu brief, también aseguran que no tengas que re diseñar al recibir especificaciones después de hacer terminado el trabajo.

Mientras que los requisitos pueden variar dependiendo del proyecto, puedes incluir cualquiera de los siguientes detalles sobre tus entregables:

• Dimensiones/resoluciones de los recursos
• Formatos de archivos
• Paleta de color requerida
• Las imágenes que se incluirán
• Copia de documentos relacionados

Vale la pena incluir cualquier material de referencia en esta sección. Se pueden incluir guías de manejo de marca, maquetas y todo lo que sientas que puede contribuir a que el proyecto se termine a tiempo y con éxito. Cuanto más a fondo sea la documentación de apoyo, menos posibilidades de encontrar obstáculos existirán.

6. Presupuesto y horarios

Si estás trabajando en una agencia los presupuestos y los horarios son casi siempre el tema con el que se trabaja a último momento, y se dejan para que el equipo que trata este tipo de servicios con el cliente maneje. Sin embargo, estos componentes son vitales para los creativos y no pueden evitarse si se trabaja como freelancer.

Presupuesto

Tener un claro entendimiento del presupuesto de tu cliente te permite manejar efectivamente sus expectativas, así como la cantidad de dinero que van a recaudar, mientras controlas cómo tu equipo utiliza su tiempo. Cuando tienes la reunión inicial con tu cliente, asegúrate de asignar un presupuesto a cada área de trabajo: investigación, diseño, redacción, desarrollo, coordinación, análisis y revisión. De esta manera, es mucho más probable que evites problemas de corrupción.

Sin un presupuesto explícito, puede ser fácil que tú o tu equipo pierda la pista de las horas facturables que ya ha gastado. Para evitar este tipo de situaciones, recomiendo el uso de una aplicación de monitoreo de tiempo, para ayudar a mantenerte dentro de los límites del presupuesto del proyecto.

Horarios

Los proyectos deben cumplirse a tiempo, sobre todo para mantenerlos rentables –por eso los horarios son una herramienta imprescindible en tu flujo de trabajo. Considera que tus horarios deben ser realistas y considerar tiempos para cambios y obstáculos inesperados.

Una efectiva programación no solo debe poner en relieve el plazo final del proyecto, también debe identificar cualquier éxito en el progreso del trabajo, desde el inicio hasta el punto final. Es crucial que tu equipo pueda anticipar plazos de ejecución de conceptos, diseños finales, el desarrollo del trabajo y los periodos de revisión.

Si bien los horarios son vitales para mantener a tu equipo trabajando adecuadamente, también pueden ser valiosos para el cliente. Algunos no tienen ni idea de cuánto tiempo se necesita para investigar diseñar u construir un sitio web. Por lo tanto, es importante establecer las expectativas de lo que es realista y lo que es posible en el brief. Esto, al igual que todo el proceso de escribir el brief, asegura que tu equipo y tu cliente estén en la misma página desde el inicio.

Empieza presentando tu brief en todos tus proyectos

Escribir un brief tiene el potencial de ser una de las herramientas más valiosas en cuanto a gestión de proyectos. Trata de incorporar estos consejos en tu diseño y flujo de trabajo, para que tus proyectos comiencen estratégicamente.

Acerca del autor

Simon es fan del café, estratega en una agencia digital y estratega de contenido como Shopify Partner.